En serviceWorkflow · Organisme de formation
Des dossiers d’inscription qui se préparent seuls. Le workflow d’un organisme de formation.
Chaque inscription arrivait par email, avec des pièces à ouvrir une à une. Le workflow les lit, les range et relance les stagiaires ; l’équipe valide des dossiers déjà préparés.
- Client
- Organisme de formation
- Mission
- Workflow d’inscription et d’emails
- Statut
- En service
Le besoin
La responsable des inscriptions ouvrait chaque pièce, vérifiait qu’elle était la bonne, relançait les dossiers incomplets et triait une boîte mail où les vraies demandes se perdaient parmi les autres.
Ce que nous avons fait
- 01Répondre à chaque inscription
Dès qu’un formulaire arrive, le stagiaire reçoit la liste des pièces à fournir, sans que personne n’ait à l’envoyer.
- 02Lire les pièces
Diplôme, attestation professionnelle, CV : le workflow vérifie que chaque pièce est là, lisible, et que c’est la bonne.
- 03Ranger par session
Les pièces sont classées par session et par stagiaire. Un tableau par session donne l’état de chaque dossier, avec un lien direct vers chaque pièce.
- 04Relancer
Une pièce manque ou pose problème : le stagiaire est relancé automatiquement. Une pièce attendue plus tard lève une alerte sans bloquer le dossier.
- 05Trier la boîte mail
Les messages sont classés, les réponses courantes préparées en brouillon, et les échanges traités archivés, jamais supprimés.
Ce qui change
- Plus de pièces à ouvrir une à une.
- Des relances qui partent sans y penser.
- Une boîte mail où les demandes importantes ressortent.
- La validation finale reste humaine, dans le logiciel que l’équipe utilise déjà.
Périmètre
Le workflow prépare les dossiers, les relances et les réponses. La validation d’un dossier et l’envoi des réponses préparées restent des décisions de l’équipe.